L’aggiornamento tecnologico delle imprese italiane è stato imposto dall’alto, ma siamo sicuri che tali strumenti siano realmente facili da utilizzare?

L’aggiornamento tecnologico delle imprese italiane è stato imposto dall’alto, ma siamo sicuri che tali strumenti siano realmente facili da utilizzare?

Come faccio a capire la differenza tra un domicilio digitale ed una firma digitale?
SPID, PEC, Firma Elettronica cosa sono, a cosa servono e soprattutto come si usano?

Gli strumenti elettronici sono diventati “indispensabili” per la totalità degli imprenditori e professionisti in Italia e stanno diventando molto importanti anche per i privati (ebbene sì, anche il semplice pensionato li dovrà utilizzare prima o poi).
Cerchiamo quindi di fare un po’ di chiarezza su questo argomento molto importante.

LA PEC 

Sono sicuro che i miei messaggi “elettronici” verranno ricevuti dal destinatario.
Questi potrà negare di averli ricevuti?

Facciamo subito un parallelo col mondo cartaceo. Quando mando una lettera ad un amico scrivo un messaggio, lo inserisco dentro una busta, metto un francobollo e metto la lettera in una buca delle Poste Italiane. Ma se invece di una lettera ad un amico devo mandare la disdetta al mio assicuratore ho bisogno di una certezza maggiore che il mio destinatario riceva il messaggio da me inviato. In questo caso è molto più utile utilizzare la cosiddetta “Lettera raccomandata” magari con l’ulteriore servizio della ricevuta di ritorno che attesta non solo all’invio ma anche la ricezione del messaggio.
La stessa identica cosa avviene nel mondo digitale! Se devo mandare una lettera ad un amico questa sarà inviata dal mio dispositivo elettronico (cellulare, tablet, computer, ecc.) al dispositivo del mio amico che gli permetterà di leggerlo. La lettera sarà in questo caso una normale e-mail ed il “postino” sarà la rete Internet.  Anche in questo caso se ho bisogno che il destinatario riceva con certezza il mio messaggio e devo avere certezza quindi sia che il messaggio sia partito ma anche arrivato a destinazione, ecco la necessità di utilizzare uno strumento diverso: la PEC che sta per “Posta Elettronica Certifica“.
Ogni messaggio mandato da una PEC ad un’altra PEC infatti avrà sempre due messaggi di risposta uno che indica l’avvenuto invio del messaggio (come il foglietto che rilasciava la posta e che attestava l’invio della raccomandata) e l’altro messaggio ancora più importante del primo attesta in maniera incontrovertibile la ricezione del messaggio da parte del nostro interlocutore.

N.B. come nel mondo cartaceo non possiamo avere certezza dell’avvenuta LETTURA del messaggio (posso ricevere una raccomandata, firmarne la ricezione al postino e poi posare la busta nell’ingresso di casa e dimenticarmene) lo stesso può capitare nel mondo digitale dove il messaggio di PEC è giunto a destinazione ma se il destinatario non apre con regolarità la propria casella elettronica potrebbe non leggere mai tale messaggio ecco perchè la PEC è uno strumento importantissimo per un imprenditore ma va usato con attenzione e controllato con regolarità.

Per ulteriori approfondimenti ed esempi pratici ci sarà il primo dei tre articoli che seguiranno a questo. 

LA FIRMA DIGITALE 

Posso firmare un documento che non sia cartaceo come se fossi davanti ad un notaio? Che tipo di affidabilità hanno tali firme? Che strumenti informatici devo utilizzare per apporle? 

• Caro amico imprenditore, ebbene sì, se non hai una firma digitale oggi non puoi aprire un’attività commerciale in Italia e hai anche seri problemi se sei un professionista. La firma digitale è un tipo di firma elettronica, anzi è più corretto dire che è la “firma elettronica qualificata” che permette la firma dei documenti non cartacei mediante l’utilizzo di questi strumenti come se fossi davanti ad un notaio (viene detta per tale motivo firma non ripudiabile). Ma come è fatta una firma digitale? Al momento in Italia sono diffuse tre tipologie di firme digitali: 
  
• la SMART CARD, una tessera che va inserita in un apposito lettore (collegato ad un computer) per poterla utilizzare; 

• Il pennino USB, di forma simile ad una chiavetta USB che contiene al suo interno un circuito in formato SIM telefonica che permette il funzionamento della firma digitale (è come se fosse la smart card inserita dentro un lettore portatile dotato anche di memoria interna come una chiavetta USB). Deve sempre essere collegata ad un computer;
   
• La firma remota, come dice il nome stesso non ha una sua fisicità ma è un certificato di firma che risiede in un computer fisicamente NON a disposizione del suo utilizzatore. Tale computer viene “interrogato” da un programma o da un app presente sul cellulare per permettere la firma del documento non cartaceo.
  
  Quale scegliere fra le tre? Quella che a voi viene più comoda e nulla vieta di averne più di una. Il sottoscritto per esempio dopo aver utilizzato per anni in passato la smart card e poi il pennino USB ora ha due firme remote, una che funziona tramite tramite app di cellulare e l’altra tramite programma per computer in modo da poter SEMPRE firmare un documento non cartaceo anche se non ho il pennino o la smart card con me.
  
  Di proposito ho utilizzato il termine “documento non cartaceo” in modo da evitare la confusione fra documento elettronico e documento digitale, ne spiegherò meglio la differenza nell’articolo di approfondimento relativo alla firma digitale.  

LO SPID 

A che serve? In cosa differisce dalla PEC e dalla Firma Digitale? Come si utilizza? 

Ultimo arrivato fra gli strumenti elettronici che un imprenditore, un professionista ma anche un privato deve padroneggiare è lo SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale (io personalmente preferisco definirlo ill Servizio Per l’Identificazione Digitale perchè rende meglio l’idea).
A cosa serve? E’ presto detto, serve ad identificarci in maniera univoca e semplificata ogni qual volta vogliamo accedere ad un portale della Pubblica Amministrazione. Il sito internet di tale ufficio pubblico prima di mostrare dati talvolta sensibili e spesso importanti deve avere la certezza di sapere chi ha dinanzi e lo SPID ha proprio tale funzione. Grazie allo SPID veniamo identificati al momento del nostro accesso e i nostri dati detenuti dall’ufficio pubblico da noi scelto potranno essere visualizzati.
Il grosso vantaggio dello SPID è che non bisogna avere tanti nomi utente e password per quanti sono i siti della Pubblica Amministrazione in Italia ma basta avere SOLO un nome utente+una password per TUTTI i siti dove ci occorre entrare (a titolo di esempio INPS, INAIL, Agenzia Entrate, Agenzia Entrate Riscossione, CCIAA, i siti di svariate amministrazioni comunali, i CUP degli ospedali  tramite i quali prenotare delle visite mediche).
Spesso per tali siti è necessario uno SPID di tipo II che è ancora più sicuro e blindato in quanto al nome utente e password associa una password monouso che viene normalmente fornita come messaggio SMS o tramite app apposita sul cellulare indicato al momento della registrazione.
Lo SPID unito alla PEC da vita al cosiddetto “Domicilio Digitale” che non è altro che l’offerta combinata dei due strumenti da parte della società che li emette e ne permette l’utilizzo agli imprenditori e ai privati in Italia.
Come si utilizza? Molto semplice una volta che lo si utilizza di frequente: 

1. Si va sul sito della PA dove vogliamo entrare 

2. Si clicca sul riquadro: “Accedi con SPID” e si seleziona il soggetto che ci ha rilasciato lo SPID

3. Si inseriscono nome utente e password e il PIN arrivato/visionato sul cellulare

4. Si acconsente all’ultimo passaggio che permette all’ente di identificarci mediante la ricezione temporanea dei nostri identificati per poter accedere. 

A questo punto partirà la navigazione fra i nostri dati per poter visionare per esempio i pagamenti degli F24 sul sito dell’Agenzia delle Entrate tramite cassetto fiscale, si potranno vedere gli anni di contribuzione ai fini pensionistici sul sito dell’INPS, le annualità pagate alla locale Camera di Commercio, anche visionare il verbale di una multa ricevuta con tanto di foto se si tratta di autovelox sul sito del comune interessato, ecc. ecc.
Alcune App permettono anche l’accesso mediante la “scansione” col cellulare di un riquadro contenente un immagine chiamata “QR Code” e poi inserire una password per confermare l’operazione di accesso.

Ma quanto costano e quanto durano PEC, firma digitale e SPID? 

• PEC: costa pochi euro all’anno per la versione più semplice con meno spazio a disposizione (quella normalmente scelta dal 90% degli imprenditori e professionisti in Italia), dura normalmente un anno e va rinnovata di anno in anno pena la perdita dei messaggi memorizzati, alcune compagnia chiedono un extra per la storicizzazione dei messaggi una volta che si voglia chiudere la PEC.
  
• Firma digitale: costa sempre meno di 100 euro e max poco più di 50 euro, ha una durata variabile da fornitore a fornitore ma stanno cercando di unificarla in 3 anni con possibilità ovviamente di rinnovo prima della scadenza ad un prezzo sovente scontato.
  
• SPID: nasce gratuito ma la maggior parte delle società iniziano a farsi pagare il servizio di identificazione che è la fase più delicata e che determina anche un certa dose di responsabilità in caso di errore. Il sottoscritto essendo un soggetto abilitato al riconoscimento pratica un prezzo intorno ai 50 euro per i riconoscimenti e l’ottenimento dello SPID “a domicilio”. Servizio che è tornato molto utile a molti soggetti anziani che avevano serie difficoltà a muoversi dalle loro abitazioni. Lo SPID non ha scadenza ma anche in questo caso occorre dire che molte società che lo rilasciano gli danno una durata annuale o biennale con rinnovo automatico e per lo più gratuito se non è necessaria una nuova identificazione del suo titolare, attenzione per tale motivo alla scadenza del proprio documento di riconoscimento, se non è inserito il nuovo documento nel portale del soggetto emittente talune società lo fanno decadere e obbligano ad un’identificazione ex novo!
  

Quando abbiamo iniziato l’attività con DISTRIKO® “Scioglie i nodi del tuo business” eravamo ben consci di quello che dicevamo perché l’obiettivo primario è proprio quello dichiarato “sciogliere i nodi del business degli imprenditori” dove per nodi intendiamo proprio i problemi che ogni imprenditore si ritrova ad affrontare e purtroppo, molto spesso, solo dopo che averli generati e scoperti. Spero che in quest’articolo abbia aiutato molti imprenditori e professionista a capire meglio a cosa servono questi nuovi strumenti elettronici.

Quanto ti piacerebbe utilizzare al meglio questi strumenti senza dipendere dal commercialista o dal dipendente/familiare che si destreggia meglio con cellulare e computer?
Gli strumenti elettronici sono indispensabili per muovere in autonomia e in tempo reale il proprio business ma un professionista che vi aiuti e vi faccia da istruttore per muovere i primi passi torna sempre utile, no?
Ricordate che il tempo è la vostra risorsa più preziosa e che allo spreco di tempo per imparare tutto da soli si aggiunge spesso un senso di frustrazione quando la tecnologia complica piuttosto che semplificare.

Dico sempre ai miei clienti che se si è imparato ad utilizzare la messaggistica o ancora meglio i social sul cellulare non è molto più complesso padroneggiare PEC, SPID e Firma Digitale senza alcuna “sofferenza”, è solo una questione di utilizzo quotidiano e di pazienza

Ai soggetti interessati posso anche fornire un’assistenza o ancora meglio una formazione a distanza a pagamento. Oppure sarà possibile acquistare una videoguida sull’argomento specifico di vostro gradimento. E se devono essere formati i vostri dipendenti oltre che voi, potrebbe essere anche un servizio a costo zero grazie all’utilizzo delle somme messe a disposizione dai fondi interprofessionali per l’aggiornamento dei dipendenti in Italia.

FISSA UNA CONSULENZA CONOSCITIVA E VALUTA INSIEME A NOI SE È MEGLIO LAVORARE CON UN SOLO CONSULENTE O CON UNA SOCIETÁ DI 44 PROFESSIONISTI SPECIALIZZATI. 

Per questo nasce Distriko® – Scioglie i nodi del tuo business!